Descobri como me organizar depois de 3 anos experimentando alternativas

Quando passamos a ter responsabilidades na vida, seja no Ensino Médio, na faculdade, na vida pessoal, na carreira profissional ou empreendendo, iniciamos uma busca para encontrar a forma ideal de como se organizar. Pode ter gente que encontre rapidamente, mas vamos ser sincero: não é tarefa fácil. Eu descobri como me organizar apenas em 2018.

Desde o meu primeiro emprego, numa imobiliária lá em 2010, já passei por diferentes rotinas. Cada uma exigia formas diferentes de organização.

Naquela época, sequer pensava que existissem metodologias para entender como me organizar melhor. A organização pessoal foi se dando de forma prática e, de certa forma, sem pensar. Era necessário que eu me organizasse para fazer conferências de pagamentos na imobiliária, depois para os trabalhos diários nos meus estágios em Jornalismo, e, ao fim da graduação, para escrever meu TCC e fazer entregas dentro dos prazos.

O ingresso no mercado de trabalho como jornalista graduado, paralelamente à Especialização em Jornalismo Digital que estava cursando, foi quando a necessidade de descobrir como me organizar melhor começou a surgir. Isso foi em 2015.

Daquele momento até hoje, já li ou ouvi falar de diferentes formas e metodologias que ajudam milhares de pessoas a se organizar melhor: Métodos Ágeis, Kanban, Técnica Pomodoro, 5am Club (que consiste em acordar diariamente às 5h da manhã), Bullet Journal, método GTD (Getting Things Done, também chamado de “A arte de fazer acontecer”), entre outros.

Além de formas e metodologias, também li ou ouvi falar de ferramentas para documentar processos e ajudar na organização pessoal: Trello, Asana, Wunderlist, Slack, Jira, Evernote, OneNote, Google Keep, calendário do celular, bloco de anotações, planilhas, e por aí vai.

E, claro, nessa jornada de 2015 para cá, li o best-seller O Poder do Hábito, de Charles Duhigg, mega indicado em diversos campos do conhecimento. Recomendo muito a leitura, mas não tenho um link específico para compra porque não sou afiliado de ninguém. Quem sabe um dia, né?

O primeiro passo para entender como me organizar foi experimentar

Não tem segredo. É preciso ler, ouvir, estudar ou, de alguma forma, conhecer pelo menos um pouco de algumas metodologias e ferramentas que existem.

Depois de conhecê-las, é hora de ver qual ou quais delas você acredita que se adequam à sua rotina.

Feito isso, você começa a colocar em prática. Não se apegue inteiramente aos conceitos, nem se preocupe em usar todos os recursos que a ferramenta que você escolheu eventualmente ofereça.

Sinceramente, eu não conheço uma pessoa ou empresa que aplique alguma das metodologias mencionadas 100% como elas foram pensadas. Também não conheço alguém que use as ferramentas de cabo a rabo para se organizar diariamente.

Tem alguma metodologia que é a melhor?

Não!

Tem alguma ferramenta que é a melhor?

Não!

O ponto aqui é: metodologias e ferramentas precisam ser funcionais para você. E você tem uma realidade única, própria, que não se encaixa necessariamente no contexto em que os autores ou desenvolvedores dessas soluções pensaram quando as criaram.

Minha experiência para descobrir como me organizar

Falar é fácil, difícil é colocar em prática. Bem, no meu caso, certamente coloquei em prática.

O Trello e o OneNote foram as primeiras ferramentas que eu usei. Isso lá em 2015, quando usei para fins profissionais. Saí de uma empresa e fui tentar exclusivamente a vida de freelancer. Meses depois, voltei para uma empresa, onde estou até hoje. No caminho, sempre trabalhei como freelancer paralelamente ao trabalho fixo.

O tempo passava, o contexto mudava, e o Trello seguia firme e forte. Junto a ele, passei a usar o calendário do celular. Tive um Windows Phone, um Android e, atualmente, tenho um iOS. Garanto para você que o calendário do seu smartphone, independentemente do sistema, é um forte aliado para rapidamente você saber os compromissos marcados, mesmo que você use outras ferramentas. É também uma forma útil de receber lembretes via notificações.

Inclusive, essa é uma boa dica: dependendo da ferramenta que você escolher, se ela puder ser integrada automaticamente ao calendário do seu celular, aproveite esse recurso.

Voltando à narrativa. Era 2016 e passei a aplicar conceitos de Métodos Ágeis e Kanban dentro e fora do Trello. A verdade é que eu ainda nem sabia que estava aplicando algo desses conceitos. Cada vez mais surgiam quadros, com dezenas de listas e cartões no Trello… Bem, o Trello seguia presente.

Mais ferramentas, menos organização

Paralelamente ao Trello, eu usava o Google Keep para anotar muitas coisas, mas sem nenhum critério.

Perceba que não há nenhum critério nas notas: duas são listas de afazeres e uma é o que foi falado durante a orientação do TCC da pós-graduação em 30/11/2016. Confuso, não? E eu sequer marquei as coisas que eu fiz em 21/12/2016. Se você estiver curioso, o Funko Pop que eu comprei na ocasião foi um R2-D2.

Em 2018, a empresa onde eu trabalho passou por mudanças, uma espécie de fusão, que originou uma nova marca. Ao invés de fazermos produtos para outras empresas, passamos a desenvolver nossas próprias soluções e vendê-las para o mercado. Nos tornamos um grande produto.

Passamos a trabalhar com uma grande planilha “mãe” e conceitos de Métodos Ágeis. Veja bem: a planilha se tornou mais uma ferramenta nessa história.

Chegou a hora de usar o Slack como fonte paralela de comunicação na empresa em que trabalho, pois o time aumentou e passou a contar com profissionais que trabalham remotamente. Nosso grupo no Telegram passou a não dar conta sozinho. Breve comentário: Telegram é muito melhor que o WhatsApp, mas isso será assunto para outro artigo futuramente.

O Slack permite a integração de muitas outras ferramentas. É claro que eu integrei o Trello e o Google Agenda nela.

Lembra que eu falei do aumento de quadros, listas e cartões? Isso se agravou à medida que novas fontes de documentação foram criadas. Virou uma imensa bagunça.

O caminho até aqui foi importante, mas agora vamos ao que interessa: o que funcionou para a minha organização diária.

O segredo para conseguir se organizar é manter o processo simples

É isso. Se me propus a descobrir como me organizar, assim como imagino que você está tentando aprender a se organizar agora, é porque temos tarefas demais na rotina e nem sempre damos conta. Portanto, o ato de se organizar não pode ser mais uma atividade complexa.

Pense simples! Execute simples!

A forma simples que eu encontrei de me organizar envolve o Google Keep e o calendário do celular.

Todas as noites, eu crio uma lista no Google Keep com 3 a 7 tópicos de coisas que eu devo fazer no dia seguinte.

Sabe aquela história de que você deve tomar pequenas decisões, como escolher a roupa que usará no dia seguinte, na noite anterior, porque isso libera o seu cérebro a tomar decisões importantes no amanhã? A mesma lógica se aplica nesse caso.

É muito importante que você defina de antemão o que precisará fazer. Claro que imprevistos acontecem e tudo pode mudar, mas ao menos você tem a sua rotina mapeada e consegue perceber quando começa a perder tempo com distrações.

Além disso, também uso o Keep para anotações rápidas no dia a dia e como lista de compras no supermercado.

De novo: mantenha simples! Não use o checklist do Keep para escrever como e por que você tem que fazer algo. Apenas escreva o que deve ser feito. Depois de concluir tarefas, assinale o check para ter aquela boa sensação de dever cumprido.

E, claro, não esqueça de usar calendário do seu celular! Se alguém marca uma reunião para daqui a 15 dias, ou uma amiga lhe convida para o aniversário no fim do mês, não confie apenas no seu cérebro. Assim que você tiver dúvida sobre estar livre ou não nas datas, você bate o olho no calendário do celular e já identifica se há compromisso marcado no dia em questão.